Пять ошибок, которые тормозят вашу продуктивность

«Нет времени» — любимая фраза людей, которые привыкли к многозадачности и бессонным ночам. Сейчас популярны книги, которые обучают «белок» тому, как крутить колесо еще быстрее и как поставить 100 задач на день и выполнить их на 100 процентов. Но мир заблуждается в том, как должна выглядеть продуктивность человека.

На мою работоспособность повлиял жизненный опыт. Как директор компании, я работал сутками. 12 лет я искал способ двигаться вперед, не прокрастинировать, много отдыхать и продуктивно работать. Расскажу про главные ошибки и свои ключевые принципы тайм-менеджмента.

Не ставить себе временные рамки

Чем опасно. Если мы не планируем рабочее время, то начинаем двигаться от задачи к задаче и разрешаем мозгу прокрастинировать. Например, вы работаете над договором. Вам звонят клиенты, и каждый на какое-то время вас отвлекает. После беседы вам могут мешать разные мысли, например «Не пойти ли мне выпить кофе или поесть?». В итоге под конец дня договор, который был первостепенной задачей, не готов, а разговоры с клиентами ни к чему не привели.

Как решить проблему. Невозможно сделать так, чтобы все клиенты звонили с 9:00 до 12:00. Но возможно определять время для телефонных разговоров и предупреждать, что вы на связи только с 9 до 12 часов. Когда люди знают правила, они к ним адаптируются. Сейчас клиенты хотят моментально получать ответ. Если вас выбирают на основании скорости ответа, значит, маркетинг не сделал свою работу и это не ваш клиент.

Используйте матрицу Эйзенхауэра: разделяйте дела на важные, неважные, срочные и несрочные (таблица). Это один из приоритетных принципов моего планирования. Он помог мне добиться эффективности, не распыляться на ненужные задачи и больше отдыхать.

Срочное и важное делайте в первую очередь. То, что несрочно, но важно, — в последнюю, а то, что неважно, не делайте вовсе. Не переходите ко второму делу в списке, пока не закончите первое. Точно так же поступайте со вторым, третьим и т. д. Привычка к такой систематизации вырабатывается со временем.

Не находить времени, чтобы подумать

Чем опасно. По известному принципу Парето 20 процентов усилий дают 80 процентов результата. Проблема в том, чтобы понять, что именно первостепенно и дает результат. Например, вы владелец бизнеса и проводите все рабочие встречи, потому что думаете, что должны это делать. Но фактический результат вы получаете от процесса управления командой и его итогов, а необязательные встречи можете делегировать. Они не дают компании результата и не гарантируют подписание договора или выгодное сотрудничество.

Как решить проблему. В компании я исполняю роль визионера: показываю команде свое видение процессов и постоянно напоминаю, для чего мы все это делаем и куда идем. Остальные вопросы я делегирую и общаюсь непосредственно с топами компании. У каждого из них есть свои сотрудники, которые выполняют определенные задачи. Например, стабилизацией продукта занимается СЕО, а все остальные операционные процессы она распределяет между отделами маркетинга и продаж и службой заботы. Распределите то, что для вас действительно важно.

Техника для фасилитации. Зафиксируйте тему, над которой будете думать. Если мы дадим своему мозгу возможность размышлять о чем угодно, то наш внутренний диалог ни к чему не приведет. Дайте себе определенное количество времени.

Еженедельно в моем календаре отведено время на размышления. В прошлую пятницу я дал себе три часа, чтобы порефлексировать на тему «Куда я хочу вести свою компанию». Я выбираю место, в котором меня никто не будет отвлекать. Например, снимаю номер в отеле или иду в библиотеку и выключаю все электронные устройства. Беру ручку и блокнот и думаю над конкретным вопросом. В первый час записываю все мысли, которые приходят, а потом категоризирую и систематизирую их.

Возможно, вначале психика будет сопротивляться. Появятся переживания и сомнения, что этот способ не поможет, — это нормальная реакция мозга на что-то новое. Выделяйте себе каждую неделю хотя бы два часа: это снизит уровень тревоги и добавит ясности. Когда наступит время для других задач, мозг не будет занят обдумыванием того, что делать с конкретным вопросом.

Спешить

Чем опасно. Есть заблуждение, что количество затраченного времени приравнивается к результату, который мы получаем. Я редко вспоминаю, как много работал. Это не приносит никакого удовольствия.

Как решить проблему. Качество одного и того же часа может быть разным. Стоит концентрироваться на главном и перестать «бежать», выполняя одну задачу за другой. Это вопрос смысла. Вряд ли под вечер вы почувствуете удовлетворение от посекундно распланированного дня и количества галочек в списке.

Я понял, что не нужно «бежать», когда у меня был долг в 250 тыс. долл. В тот момент у меня была компания, которая помогала людям вызывать крутого повара на дом. Но когда начались заказы, возникли трудности. Иногда повар приходил пьяный или начинал готовить, не помыв руки, а порой вовсе не приходил. Первая волна заказов прошла, а повторных не случилось. Я вложился в платформу из тех денег, которые предназначались для семьи. Когда выходил из тяжелого финансового положения, понял, что создавать бизнес и руководить им в состоянии стресса и постоянного ускорения — не лучшая идея.

Планировать на длительное время

Чем опасно. Планирование более чем на 12 недель не работает, потому что человеческий мозг не создан для прогнозирования на период свыше 90 дней. Это в своих работах описывал профессор когнитивистики Дуглас Хофштадтер. Намного легче спрогнозировать завтрашний день, чем такой же день, но через год.

Со временем исходные данные меняются. Например, вы ставите себе цель занять должность генерального директора через пять лет, а через год происходят события, которые невозможно было предвидеть. Например, вы хотите поменять страну проживания, компания становится банкротом или за это время вы понимаете, что вам интереснее другая ниша.

Как решить проблему. Двигайтесь быстро, но небольшими шагами. Поставьте цель на год, но распишите ее на блоки по 12 недель. Например, когда у меня был долг в 250 тыс. долл., каждые 12 недель я расписывал действия, которые помогут решить финансовые трудности. И в итоге достиг своей цели.

Верить, что деньги или достижение цели сделают вас счастливее

Чем опасно. Все цели связаны с тем, как мы хотим себя чувствовать. Люди не хотят просто обладать миллиардами или хорошим домом — они хотят с помощью этого чувствовать себя лучше. Если вам плохо здесь и сейчас, миллион долларов на счету не поможет это исправить.

Как решить проблему. Нет людей, которые находились бы на дне, испытывали отчаяние и при этом были эффективными. Некоторым из нас свойственно ставить по 40 задач на день и при их невыполнении чувствовать себя ничтожеством. Все, что вам нужно найти, — это правильное состояние.

Ежедневно практикуйте технику благодарности себе. Думая о маленьких победах и отмечая их, мы запускаем нейрохимический процесс, благодаря которому вырабатывается и высвобождается гормон дофамин, а он отвечает за нашу мотивацию, энергичность и оптимизм. Даже небольшой прогресс сегодня дает нам заряд мотивации на завтра.

Чтобы ощутить прогресс, выполните действие, которое отметит завершение дела. В конце каждого дня записывайте в блокнот, что хорошего, по вашему мнению, вы сделали сегодня, за что вы благодарны себе. Отмечайте свои маленькие победы. Спрашивайте себя: «Что нужно, чтобы следующая неделя прошла эффективнее?».

Я практикую эту методику ежедневно: она дает ощущение контроля над своей жизнью, влияет на ощущение счастья и вдохновляет на то, чтобы продолжать действовать. В конце каждого дня я записываю три вещи, которые доставили мне удовольствие. Это не обязательно что-то очень значимое. Я могу радоваться отличной погоде, звонку старого друга или просто улыбке прохожего. Чем больше мы позитивно мыслим, тем чаще ощущаем, что с нами происходит то, чего мы хотим.

Результат

Сейчас я работаю по четыре часа в день и успеваю выполнить то, что другие делают неделями.

Нам важно Ваше мнение! Пожалуйста, оцените эту статью, выбрав один из пяти смайликов внизу страницы (сервис доступен на сайте www.e.kom-dir.ru ).